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How to implement a good CMS
document in French (translated from an article of James Robertson, StepTwo Design) about selecting the good Content Management System from business requirements...)
Comment
choisir un système de gestion de contenu
Adapté
de l'anglais depuis un « whitepaper » de James
Robertson,
paru en Janvier 2002 dans KM Column. Traducteur : Omar RABHI. Libre d'utilisation, voir cadre légal.
.Cet article retrace
les grandes lignes de certaines des leçons apprises pendant l'accompagnement
de clients dans le choix de solutions CMS. Il offre des idées et
des conseils, et fournit une approche pour identifier vos conditions économiques
réelles
pour un CMS. Avec autant d'éditeurs
et de produits disponibles, il peut être très difficile de
comparer les solutions entre elles. La préparation ainsi que l'approche
rigoureuse du processus d'évaluation est primordiale.
Hypothèses de
départ
En développant
ces directives, nous avons fait plusieurs suppositions au sujet du type
d'organisation souhaitant se doter d'un CMS:
Buts et stratégies
d'affaires
Pourquoi vous doter
d'un CMS? Avant d'identifier
des besoins spécifiques, vous devez déterminer les buts d'affaires
qui seront réalisés en mettant en oeuvre un CMS. Ceux-ci doivent
également refléter vos stratégies et options à
long terme.
Identification
des critères de choix
Il n'y a aucune liste
idéale pour un système de gestion de contenu. Chaque organisation
a des besoins uniques.
Conditions structurantes
Groupez les éléments
dans des catégories, pour rendre cette liste plus maniable. Un exemple de classification
qui a bien fonctionné pour nous:
Boite
à idées
Cette section vous
donne quelques idées pour définir vos exigences de départ. Création
de contenu C'est la fonctionnalité
exigée par les rédacteurs Sans procédé
effectif d'aide à la rédaction, la mise en place du CMS échouera
dans l'année qui suit (c'est notre expérience). Les conditions principales
peuvent inclure:
Le
CMS doit fournir un environnement puissant et cohérent pour les
créateurs de contenu. Ceci implique que les rédacteurs ont
un accès facile à toutes les fonctionnalités apportées
par le système de gestion de contenu.
Il
n'est pas possible de publier de l'information vers des formats différents
sans une séparation stricte du contenu et de la présentation.
La création de contenu sera basée sur des feuilles de style
dont le formatage sera appliqué à la publication.
Le
CMS aura beaucoup d'utilisateurs simultanés. Les dispositifs tels
que le verrouillage d'enregistrement préviendront les pertes de
données dues aux conflits de modifications simultannées du
même document.
Une
page simple (ou même un paragraphe) sera souvent utilisée
dans différents contextes, ou fournie à différents
groupes d'utilisateurs.
C'est
une nécessité de contrôler différentes plateformes
(Intranet, Internet, palmtops, mobiles, etc.. ) depuis la même source
de contenu.
(c'est
une condition complexe qui justifie un « whitepaper » à
elle seule et qui peut être réalisée par l'utilisation
de types de contenus (objets) spécifiques gérés en
fonction de workflows paramétrables pour chaque rôle)
L'insertion
de méta données (créateur, sujet, mots-clés,
etc..) est primordiale pour la gestion d'un grand dépôt de
données.
Ceci
inclut également les index de mot-clefs, la charte de nommage des
sujets et la hiérarchisation arborescente des catégories
(ala DMOZ par ex).
Les
auteurs créeront beaucoup de réticulations entre les pages,
et celles-ci doivent supporter une réorganisation profonde de la
structure du dépôt de données sans occasionner de liens
cassés (ceci est réalisable par le stockage des documents
crées dans les répertoires personnels des créateurs
respectifs : ainsi les méta données restent exposées
et accessibles globalement dès la publication des documents, tandis
que les liens d'accès aux documents restent les mêmes).
Les
rédacteurs ne doivent pas être priés d'utiliser le
HTML (ou autres formats ésotériques trollement rébarbatifs
:-). Une seule solution, l'implémentation d'une applet d'édition
HTML wysiwyg totalement transparente et non propriétaire.
Pour
qu'un CMS soit réussi, il doit être facile de créer
et mettre à jour le contenu.
Gestion
de contenu Le noyau de la plupart
des solutions de CMS est un dépôt central, affublé
d'une palette d'outils pour manipuler et gérer le contenu. Les conditions principales
peuvent inclure:
Un
dispositif strict de contrôle de versions est nécessaire pour
faciliter la sauvegarde et la reprise sur incident. Une interface simple
mais puissante doit être fournie pour ces dispositifs.
La
création de contenu décentralisée se fondera idéalement
sur un modèle puissant de déroulement des opérations,
facilement personnalisable, résistant aux changements organisationnels
et paramétrable en fonction des types de documents et des rôles
impartis aux différents utilisateurs (admin / user / writer / reviewer
/ member / manager / etc).
Les
niveaux de sécurité et les vérifications (audits)
adéquats doivent être mise en place pour protéger l'intégrité
du contenu. Une interface simple et puissante sera mise à disposition
des administrateurs pour le contrôle d'accès et la délégation
de rôles aux utilisateurs du CMS.
Un
CMS est en général seulement un des moyen employés
pour présenter l'information sur l'Intranet ou le site Internet.
Un
CMS d'envergure en terme de nombre d'utilisateurs ne sera réussi
qu'à la condition qu'il s'intègre proprement avec le système
d'information existant.
Les
mécanismes pour réaliser ceci doivent être entièrement
documentés, et basés sur des standards ouverts ou Industriels.
Le
CMS doit fournir un large panel de rapports et d'états, tant pour
les utilisateurs que pour les administrateurs. Dans le meilleur des cas,
le système rendra compte activement de toutes les problématiques
qui surgissent par un dispositif d'alerte email par exemple.
Publication
de documents Le moteur de publication
reprend le contenu enregistré dans le dépôt, et produit
des pages finales. Cela peut être un traitement par lots ou dynamique
, les conditions de base s'appliquent de la même manière.
Ces conditions peuvent inclure:
L'aspect
final est ordonné par l'utilisation de feuilles de styles. Celles
ci fournissent une certaine flexibilité et des possibilités
d'extension interessantes.
La
disposition de page globale est indiquée par l'intermédiaire
de modèles de page. Dans le meilleur des cas, une interface non
technique devrait être donnée pour modifier ces templates.
Il
doit être simple d'intégrer des « snippets » de
code pour fournir les fonctionnalités d' édition supplémentaires
nécessaires à l'évolution de votre base de connaissances.
Le CMS doit supporter un processus d'amélioration continuelle (Bug
and Feature Tracking) et de conception progressive de l'interface en fonction
du feedback des utilisateurs.
Le
CMS doit savoir exporter vers des formats différents, comme: HTML
(Web), XML, imprimé, pdf, WAP, etc...
Il
devrait être possible d'ajouter le support de formats supplémentaires,
qui seront nécessaires puisque les standards évoluent.
Afin
d'accomplir une intégration de qualité pour chaque format,
il est critique que le contenu soit séparé de la présentation
au moment de stocker les données. Ceci permet d'employer des feuilles
de styles distinctes pour chaque format final pris en charge.
Différentes
informations seront présentées en fonction de profils utilisateurs,
de rôles type prédéfinis, ou encore de méta
données renseignées dans le contenu d'origine. Ceci est typiquement
exigé pour les grands portails.
Le
CMS doit permettre de recueillir des statistiques complètes d'utilisation,
incluant: les pages les plus consultées, l'utilisation quotidienne,
et l'utilisation du Moteur de recherche.
Ces
informations permettent de déterminer et d'ajuster la pertinence
des chemins de navigation spécifiés, en plus de fournir une
visibilité sur la cohérence graphique, l'ergonomie et la
facilité d'utilisation du CMS implémenté.
Présentation Les pages éditées
doivent répondre à certains standards car elles sont importantes
pour vos utilisateurs. Il est important de définir ces pré-requis
surtout si vous faites aussi appel au prestataire pour concevoir l'aspect
et la disposition graphique des pages Web. Les conditions principales
peuvent inclure:
Ceci
couvre des aspects tels que la facilité d'utilisation, d'appropriation
de l'information et l'efficacité. L'ergonomie peut être assurée
en effectuant des essais sur un prototype (maquette fonctionnelle) avec
de vrais utilisateurs.
Le
CMS doit se conformer aux standards telles que le « Web Accessibility
Initiative » du W3C (WAI).
Les
pages doivent être consultables dans tous les principaux fureteurs
du Web (Mozilla, Internet Explorer, Netscape, opéra, Lynxs etc..).
Précisez quelles versions de butineurs doivent être supportées.
Vous
devez limiter les technologies côté client (Java, JavaScript,
flash, etc). C'est bien plus important pour un site web qu'un Intranet.
La
taille de page doit être limitée pour s'assurer que les temps
de chargement soient acceptables pour les utilisateurs. Indiquez les méthodes
d'accès typiques d'utilisateurs (réseau local, modem, câble,
etc..).
Toutes
les pages doivent se conformer aux spécifications du standard HTML.
Ceci assure la compatibilité maximale à travers les divers
fureteurs et plateformes clientes.
Une
aide à la navigation consistente, facile à assimiler et réellement
utilisable doit être fournie aux utilisateurs.
Toutes
les pages doivent disposer des méta données suffisantes pour
permettre une indexation et une recherche pertinentes. La gestion des méta
données doit se conformer à un standard tel que le noyau
Dublin Core Metadata.
Contrats
et affaires Les exigences de
gestion de projet et d'affaires doivent également être satisfaites
dans un projet de CMS. Les conditions principales
peuvent inclure:
Le
prestataire doit présenter les documentations disponible pour son
CMS ainsi que les sessions de formations qu'il est en mesure de fournir.
Le
CMS doit être agrémenté de guides d'utilisations appropriés
pour les utilisateurs, les administrateurs, les gestionnaires de contenu
et les développeurs.
Le
vendeur doit présenter son offre de support, y compris les SLA et
les prestation de mise à niveau.
Les
matériels, logiciels et systèmes d'exploitation exigés
par le CMS.
Quelles
compétences et connaissances seront exigées dans votre organisation
pour personnaliser et maintenir le CMS ?
Les
coûts fixes pour le CMS et par utilisateur (par poste). Ce dernier
est généralement plus significatif pour une grande organisation.
Les
niveaux de charge que le CMS supporte, et les ressources supplémentaires
(matérielles et logicielles) nécessaires pour une utilisation
accrue.
Spécifiez
tous les matériels et logiciels pré-existants sur lequel
le CMS devra s'interfacer. Cela inclut les systèmes d'exploitation,
les bases de données et les serveurs web.
Le
prestataire doit fournir un certain nombre de sites où le logiciel
a été mis en application avec succès. Les sociétés
clientes doivent avoir des caractéristiques proche de celles de
votre organisation.
Quelques
conseils
En rédigeant
votre liste de critères, gardez ces directives présentes
à l'esprit :
Conduire
une étude sur la nature de l'information qui devra être publiée
grâce au CMS. Les résultats de cette étude influenceront
le choix de telle ou telle fonctionnalité.
Il
est important de ne pas perdre de vue le contenu en choisissant le CMS.
Chaque
critère doit être associé à un ou plusieurs
besoins ou règles de gestion. Ceci vous permet d'identifier les
critères minima / maxima et de les classer par ordre de priorité.
Assurez
vous d'avoir spécifié vos besoins en tant qu'entreprise,
pas les détails de l'implémentation. Les prestataires doivent
être libres de proposer toutes les solutions ou technologies capables
de satisfaire vos exigences.
Votre
challenge consiste à faire comprendre vos besoins, en dépit
de la multitude d'orientations et de spécialisations des divers
prestataires. Eviter d'employer un jargon métier ou des termes spécialisés,
et décrivez vos besoins avec force détails.
Les
examples ont le mérite de mettre vos besoins en situation de façon
concrète. A employer autant que possible.
Il
est préférable de déterminer le maximum d'exigences
pour le choix du CMS. Celui-ci devra fonctionner à l'échelle
de votre organisation durant de longues années : ne soyez pas surpris
par la longueur de la liste des conditions.
Evaluations
des solutions proposées
Une fois vos besoins
et critères de sélections déterminés, ceux-ci
doivent être employés pour choisir une solution parmi la longue
liste de vendeurs et de solutions proposées. Un certain nombre
d'approches qui peuvent se révéler utiles: Solution
sur mesure Les
prestataires doivent être priés de fournir des descriptions
détaillées des solutions qu'ils proposent pour répondre
à vos besoins. Ces réponses peuvent être recueillies
par une multitude de moyens, mais le plus commun est l'appel d'offre formel.
L'utilisation de cette approche garanti que les prestataires sont responsables
de toutes les promesses ou engagements qu'ils font concernant leur CMS. Démonstrations Vous
devez vous assurer que les démonstrations des vendeurs soient plus
qu'un simple lancement de leurs ventes. Pour
être dignes d'intérêts, elles doivent prouver l?adéquation
de la solution proposée à vos besoins. La
meilleure façon de réaliser cet objectif est de développer
des scénarios que vous demanderez au démonstrateur d?exécuter
devant vos yeux. Ceux-ci
décriront les tâches communes ou importantes qui seront exécutées
en employant le CMS. Notation
des solutions proposées Quelque
soit le processus d'évaluation suivi, vous devrez finalement choisir
une solution qui vous mène au succès. Pour
faire cela d'une façon impartiale, créez un système
de « scoring ». Déterminez en les tenants et les aboutissants
avant d?entrer en contact avec les prestataires puis incorporer les résultats
des offres ou démonstrations étudiées. L?utilisation
d'un système de buts formels vous prémuni contre l?accusation
d?impartialité entre les prestataires.
Conclusion
Retenir un système
de gestion de contenu d?entreprise est souvent un exercice délicat
d?engagement de dépenses faramineuses. Il est donc primordial que
la solution choisie satisfasse vos besoins actuels et à venir. La
tache la plus importante consiste à identifier les avantages et
gains escomptés par l?adoption d?un CMS. Ce
processus doit impliquer toutes les personnes concernée. Une fois
en possession d?une liste de besoins, d?exigences de vos utilisateurs quand
aux fonctionnalités du futur CMS, vous serez en mesure d?étudier
les solutions proposées par les moults sociétés se
prétendant spécialistes en Knowledge Management ou en Systèmes
de gestion de contenu.Les dépenses
occasionnées et les ressources mobilisées durant cette phase
préliminaire sont compensées par une réduction drastique
des risques inhérents à l?achat d?un CMS.. |
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